ID: OffAd-1
Description
Buscamos un/a Office Admin a media jornada para garantizar el buen funcionamiento del día
a día de nuestra oficina en Barcelona. Esta posición es clave para asegurar una experiencia de
empleado excelente, mantener un entorno de trabajo organizado y apoyar tareas
administrativas y logísticas que permitan a los equipos centrarse en su trabajo.
El/la candidato/a ideal es una persona proactiva, organizada, resolutiva y orientada al
detalle, que disfrute gestionando múltiples tareas y colaborando con diferentes áreas.
Responsabilidades principales
Gestión de oficina y operaciones diarias
a día de nuestra oficina en Barcelona. Esta posición es clave para asegurar una experiencia de
empleado excelente, mantener un entorno de trabajo organizado y apoyar tareas
administrativas y logísticas que permitan a los equipos centrarse en su trabajo.
El/la candidato/a ideal es una persona proactiva, organizada, resolutiva y orientada al
detalle, que disfrute gestionando múltiples tareas y colaborando con diferentes áreas.
Responsabilidades principales
Gestión de oficina y operaciones diarias
- Asegurar el correcto funcionamiento de la oficina: suministros, orden, mantenimiento y coordinación con proveedores.
- Gestionar compras recurrentes: material de oficina, snacks, bebidas, consumibles, etc.
- Coordinar incidencias con el edificio, mantenimiento, limpieza y soporte externo.
- Supervisar la recepción y envío de paquetería (mensajería, envíos internacionales, recepción de material).
- Apoyar en la coordinación de eventos internos: team meetings, celebraciones, visitas de clientes, talleres, etc.
- Ser el punto de contacto para necesidades del equipo relacionadas con oficina, logística o procedimientos internos.
- Gestionar facturas y documentación relacionada con proveedores (en coordinación con Finance/People).
- Mantener actualizados listados internos, inventario de material y documentación de oficina.
- Apoyar a People/Operations en tareas administrativas puntuales (según necesidad).
- Coordinar con el equipo de IT la entrega y recogida de equipos (laptops, monitores, periféricos).
- Gestionar el inventario básico de hardware y material de oficina junto con IT/People.
- Apoyar en el seguimiento de accesos, tarjetas y llaves de la oficina.
- Trabajo en una empresa deep-tech con proyectos altamente innovadores.
- Equipo internacional y ambiente colaborativo.
- Flexibilidad dentro de un marco de trabajo presencial.
- Posición a media jornada con impacto real en el día a día del equipo.
- Oportunidad de crecer y ampliar responsabilidades con el tiempo.
Requirements
- Experiencia previa como Office Manager, Office Assistant, Admin Assistant o roles similares (idealmente en entornos dinámicos/tecnológicos).
- Alto nivel de organización, autonomía y capacidad de priorización.
- Buenas habilidades de comunicación y actitud de servicio.
- Comodidad gestionando múltiples tareas y coordinación con proveedores.
- Manejo fluido de herramientas de oficina (Google Workspace / Microsoft Office).
- Idioma: español fluido. Inglés C1 recomendable (entorno internacional).
Se valorará (nice to have)
- Experiencia en start-ups o scale-ups.
- Conocimiento de procesos administrativos básicos (facturación, compras, gestión de proveedores).
- Experiencia coordinando eventos internos o logística corporativa.